«Das Programm hat mich auf Anhieb überzeugt.»

Herr Nauer, wie ist es dazu gekommen, dass Sie ALAN eingeführt haben?
«Ich habe den Namen dieser Software zum ersten Mal gehört, als eine neue Mitarbeiterin bei uns anfing. Sie ist Praktikantin und hat von einer Kollegin erzählt, die in einem vergleichbaren Büro sehr gute Erfahrung gemacht hat. Da haben wir mit der ALAN Software AG Kontakt aufgenommen.»

Es bestand also ein Bedarf?
«Unbedingt, wir hatten vorher keine spezifische Notariatssoftware, wollten modernisieren, digitalisieren, unsere Effizienz steigern und eine Professionalisierung erreichen. Und nicht zuletzt ging es auch darum, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen, beziehungsweise als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben.»

Das leuchtet ein. Wann war denn das und was geschah als nächstes?
«Udo Schneider führte uns das Programm vor und das hat mich auf Anhieb überzeugt. Ich hatte mir vorher schon mal ein Konkurrenzprodukt angeschaut, aber ALAN war ganz offensichtlich ausgereifter und vor allem notariatsspezifischer. Das war im Januar 2021.»

Sie entschlossen sich, ALAN einzuführen?
«Und zwar noch im selben Monat. Udo Schneider hat uns an einigen Tagen eine zielführende Schulung geboten, vom einen zum anderen Termin konnten wir Erfahrungen sammeln und dann entsprechend Fragen stellen. Eine gute Kombination von «Learning by Doing» und ausgezeichneter Schulung. Wir können auch jetzt jederzeit anrufen und erhalten den Support, den wir brauchen.»

Dann sind die Ziele, die Sie eingangs erwähnten, innerhalb eines Monats erreicht worden?
«Grösstenteils, ja. Wir haben dann im März begonnen, Musterurkunden und Standardverträge zu erstellen. Das erfordert natürlich einen initialen Aufwand, aber dann arbeitet man sehr effizient. Wir sind aber noch nicht ganz da, wo wir hinwollen, ziehen vielleicht noch nicht jedes Mail und jedes Dokument in den ALAN. Es ist ein Prozess, aber wir sind auf dem Weg.»

Sind eigentlich alle Ihre Mitarbeitenden gleichermassen zufrieden?
«Jetzt ja. Im Vorfeld gabs einzig seitens unserer Buchhalterin ein bisschen Skepsis. Aber es waren rasch alle überzeugt und wir arbeiten durchs Band sehr gern damit.»

Worin sehen Sie denn die Vorteile der Software?
«Dass sie fürs Notariatsbusiness geschaffen wurde. Wir haben eine saubere Debitorenkontrolle, alles ist perfekt abgelegt, übersichtlich, alles ist rasch und mühelos zur Hand, natürlich auch für die Buchhaltung. ALAN bedeutet einen Quantensprung für die Professionalität der Kanzlei.»

Schwierigkeiten gabs keine?
«Einmal hat FIVE eine neue Version aufgeschaltet, ohne unsere EDV zu informieren. In der Folge ist das System abgestürzt. Aber ich denke, aus solchen Fehlern lernt man.»

Dann würden Sie die ALAN Software AG weiterempfehlen?
«Ja, das würde ich. Saubere Offerte, in jeder Hinsicht budgettreu, die von uns in Anspruch genommenen Zusatzleistungen wurden und werden transparent verrechnet: Ich bin sehr zufrieden.»

Anwalts- und Notariatsbüro Lukas Nauer
Rechtsanwalt lic iur. Lukas Nauer hat sein Büro 1996 gegründet und beschäftigt heute acht bis zehn Angestellte. Im Zentrum stehen Handänderungen und Kaufverträge, aber auch sämtliche klassischen Notariatsleistungen, von Eheverträgen über Testamente bis zu Geschäftsgründungen. Das ursprünglich gleichberechtigte Advokaturgeschäft ist heute nur noch für einen kleinen Teil der Aktivitäten verantwortlich.

Dokumentengenerator schafft Fokus aufs Notariatsgeschäft
Angesichts einer Notariats-Fusion mussten zwei Philosophien und zwei Software-Lösungen in eine überführt werden. Wie diese Übung gelungen ist, erzählt Florian Schneider, Geschäftsführer der aargauischen FSP Notare AG.

Florian Schneider, FSP Notare AG ist eine junge Firma, die aus einer Fusion zweier gut eingeführter Notariate hervorgegangen ist, richtig?
Genau. Im Oktober 2017 fusionierte das 1961 gegründete Notariat Hänggli + Schneider AG mit dem Notariatsbüro Klöti, das es seit 1973 gab, zur FSP Notare AG. Wir können dadurch wertvolle Synergien nutzen. Gleichzeitig haben wir auf 14 Mitarbeitende aufgestockt.

Steht die Einführung von ALAN im Zusammenhang mit dieser Fusion?
Es ist so, dass sich Udo Schneider von ALAN genau im richtigen Moment bei uns gemeldet hat, um ALAN vorzustellen. Das Programm ist im Aargauischen noch nicht so bekannt. Aber angesichts der Tatsache, dass wir zwei Notariatsphilosophien und eben auch zwei Software-Welten unter einen Hut bringen mussten, hat ein Drittprodukt gerade gepasst. Zumal wir sofort überzeugt waren, dass ALAN die nötige Flexibilität
hat, um auf unsere Bedürfnisse angepasst zu werden. Insbesondere in Bezug auf den zusätzlich eingesetzten Dokumentengenerator konnten wir unser Praxiswissen für die Weiterentwicklung einbringen.

Erzählen Sie!
Viele Notariate verwenden für ein Dokument, etwa einen Kaufvertrag, bereits vorhandene Dokumente und überschreiben sie. Viel weniger fehleranfällig ist es aber, wenn man dafür eine Vorlage hat. Die Daten sind ja in der Datenbank von ALAN vorhanden. Der Textgenerator ruft diese ab und setzt die richtigen Daten automatisch am richtigen Ort ein: Hier der Preis, dort der Käufer, hier der Verkäufer, natürlich immer grammatikalisch richtig. Das geht mit einigen Klicks und das Programm generiert einen fix-fertigen Text, der dann auch für Folgedokumente zur Verfügung steht. Es gibt keine – wiederum fehleranfällige – repetitive Arbeit, man kann sich auf das Wesentliche fokussieren und arbeitet effizient.

Lag das bereits in einer Form vor, die Ihnen diente?
Nicht ganz. Wir haben mit unseren genauen Vorstellungen und unserer Erfahrung geholfen, die Sache weiter zu entwickeln. Diese Anpassungen haben wohl auch die FIVE ziemlich gefordert. Aber das Team zeigte sich jederzeit offen für unsere Ideen und hat äusserst lösungsorientiert gearbeitet.
Dann ist auch die Einführung problemlos gelungen?
 Hier bestand die Herausforderung darin, dass die Daten aus zwei verschiedenen Notariatsprogrammen migriert werden mussten und wir zudem auch gemeinsame Kunden hatten, es gab also die Gefahr von Doppelungen. Nachdem ALAN anfangs April 2018 installiert worden war, haben wir zunächst die Daten aus einem Programm migriert und dann erst anfangs Juli diejenigen des zweiten. In der Zwischenzeit mussten unsere Leute mit zwei Softwares parallel arbeiten. Nach und nach haben wir dann auch die Vorlagen für den Dokumentengenerator geschaffen. Einheitlich, mit einer Software und einem Generator, arbeiten wir jetzt seit Februar 20

Dann war das für Sie ein langer Weg?
Was vor allem Zeit gebraucht hat, war, die Dokumentenvorlagen nach unseren Vorstellungen zu programmieren. Aber diese sehr grosse Arbeit lohnt sich extrem, ich kann jedem Notar-Kollegen nur raten, sich diese Zeit zu nehmen. Danach arbeitet man super effizient!

Bewähren sich auch die «normalen» Module von ALAN?
Unbedingt, ja. Es ist sehr angenehm, Leistungserfassung und Buchhaltung in einem System zu haben. Man kann E-Banking-Aufträge einlesen, oder beispielsweise angefangene Arbeiten über den Jahreswechsel erfassen, um nur zwei Beispiele zu nennen. Das geht alles sehr komfortabel.

Dann sind Sie zufrieden mit ALAN?
Mehr als das! Man wird wirklich ernst genommen und sucht gemeinsam nach Lösungen.
Die FIVE-Leute agieren sehr kundenorientiert.

Besten Dank für das Gespräch!

Rolf Lehmann steht kurz vor seiner Pensionierung. Aus diesem Grund hat er sein Advokatur- und Notariatsbüro verkleinert. ALAN, das ihn seit vielen Jahren begleitet, hat sich auch bei diesem Schritt bewährt.

Benutzerfreundlich
Kennengelernt habe er ALAN in seiner damals grösseren Kanzlei, in der eine neue Software eingeführt wurde. «Wir haben uns verschiedene Produkte vorführen lassen, und es war schnell klar, dass ALAN unseren Bedürfnissen am besten entsprach», erzählt Lehmann. Man habe sofort erkannt, dass das Programm ausserordentlich benutzerfreundlich sei: «Die übersichtliche Gestaltung der Oberfläche sorgt für eine intuitive Bedienbarkeit und das Programm ist logisch aufgebaut», lobt er.

Deckungsnachweis
Ein überzeugendes Beispiel sei etwa die Funktion «Deckungsnachweis», die für einen Notar sehr wichtig sei. «Das funktioniert wirklich mit einem einzigen Klick», sagt Lehmann. «Natürlich ist auch die Gesetzeskonformität zentral: Das Programm ist vom Verband geprüft, man hat Gewissheit.»
Einen entscheidenden Vorteil sieht Lehmann auch darin, dass ALAN absolut verlässlich laufe. «Man braucht so gut wie keinen Support. Und wenn mal eine Änderung ansteht, etwa in Sachen Mehrwertsteuer, dann wird das perfekt vorbereitet und kann nahtlos eingeführt werden.» ALAN werde am Morgen mit Einschalten des Computers gestartet und am Abend wieder geschlossen: «Es ist konstant in Gebrauch.»

Downgrading
Mit der Verkleinerung seines Büros hat Lehmann nun nur noch eine Lizenz gelöst. Statt eines Servers verfügt er über eine Synology-Datenspiegelung. «Wir sind jetzt nur noch vier Leute und haben ein ALAN-Notebook, aber auch in dieser Konstellation bewährt sich das Programm. Ich kann es wirklich in jeder Hinsicht empfehlen.»