“Il programma mi ha convinto subito”.

Signor Nauer, come mai ha presentato ALAN?
“Ho sentito il nome di questo software per la prima volta quando una nuova dipendente ha iniziato a lavorare per noi. È una tirocinante e ci ha parlato di un collega che aveva avuto un’ottima esperienza in un ufficio analogo. È stato allora che siamo entrati in contatto con ALAN Software AG”.

Quindi c’era un bisogno?
“Assolutamente sì, prima non avevamo un software notarile specifico, volevamo modernizzarci, digitalizzarci, aumentare la nostra efficienza e raggiungere la professionalizzazione. E, ultimo ma non meno importante, si trattava anche di aumentare la soddisfazione dei dipendenti e di rimanere attraenti come datore di lavoro”.

Questo ha senso. Quando è successo e cosa è successo dopo?
“Udo Schneider ci ha dato una dimostrazione del programma e mi ha convinto subito. Avevo già guardato il prodotto di un concorrente, ma ALAN era chiaramente più maturo e, soprattutto, più specifico per i notai. Questo nel gennaio 2021”.

Hai deciso di presentare ALAN?
“E questo nello stesso mese. Udo Schneider ci ha fornito una formazione orientata agli obiettivi in pochi giorni, da un appuntamento all’altro abbiamo potuto fare esperienza e poi fare domande di conseguenza. Una buona combinazione di apprendimento attraverso la pratica e di formazione eccellente. Possiamo anche chiamare in qualsiasi momento e ottenere il supporto di cui abbiamo bisogno”.

Quindi gli obiettivi che avete menzionato all’inizio sono stati raggiunti in un mese?
“Per la maggior parte, sì. A marzo abbiamo iniziato a redigere atti tipo e contratti standard. Naturalmente questo richiede uno sforzo iniziale, ma poi lavoriamo in modo molto efficiente. Ma non siamo ancora arrivati al punto in cui vorremmo essere, forse non stiamo ancora inserendo ogni mail e ogni documento nell’ALAN. È un processo, ma siamo sulla buona strada”.

Tutti i dipendenti sono ugualmente soddisfatti?
“Sì, ora. All’inizio solo il nostro commercialista era un po’ scettico. Ma tutti si sono subito convinti e ci piace molto lavorare con questo sistema.

Quali sono, secondo lei, i vantaggi del software?
“È stato creato per l’attività notarile. Abbiamo un controllo pulito dei crediti, tutto è perfettamente archiviato, organizzato in modo chiaro, tutto è a portata di mano rapidamente e senza sforzo, naturalmente anche per la contabilità. ALAN significa un salto di qualità per la professionalità dello studio”.

Non ci sono state difficoltà?
“Una volta FIVE ha lanciato una nuova versione senza informare il nostro reparto IT. Di conseguenza, il sistema si è bloccato. Ma credo che da errori del genere si impari”.

Raccomanderesti ALAN Software AG ad altri?
“Sì, lo farei. Preventivo pulito, rispettoso del budget sotto ogni aspetto, i servizi aggiuntivi di cui abbiamo usufruito sono stati e sono addebitati in modo trasparente: Sono molto soddisfatto”.

Studio legale e notarile Lukas Nauer
Avvocato con licenza iur. Lukas Nauer ha fondato il suo studio nel 1996 e oggi impiega da otto a dieci persone. L’attenzione è rivolta ai passaggi di proprietà e ai contratti di compravendita, ma anche a tutti i servizi notarili classici, dai contratti di matrimonio ai testamenti e alle fondazioni d’impresa. L’attività di advocacy, che in origine aveva pari diritti, è ora responsabile solo di una piccola parte delle attività.

Il generatore di documenti si concentra sull’attività notarile
In vista di una fusione notarile, è stato necessario fondere due filosofie e due soluzioni software in una sola. Florian Schneider, amministratore delegato di FSP Notare AG in Argovia, spiega come questo esercizio abbia avuto successo.

Florian Schneider, FSP Notaries Ltd è uno studio giovane nato dalla fusione di due studi notarili ben avviati, giusto?
Esattamente. Nell’ottobre 2017, lo studio notarile Hänggli + Schneider AG, fondato nel 1961, si è fuso con lo studio notarile Klöti, che esisteva dal 1973, per formare FSP Notaries Ltd. Di conseguenza, possiamo sfruttare preziose sinergie. Allo stesso tempo, abbiamo aumentato il numero dei dipendenti a 14.

L’introduzione di ALAN è legata a questa fusione?
Si dà il caso che Udo Schneider di ALAN ci abbia contattato proprio al momento giusto per presentarci ALAN. Il programma non è ancora molto conosciuto in Argovia. Ma visto che dovevamo conciliare due filosofie notarili e due mondi software, un prodotto di terzi era giusto. Soprattutto perché siamo stati subito convinti che ALAN avesse la necessaria flessibilità
deve essere adattato alle nostre esigenze. Abbiamo potuto contribuire con le nostre conoscenze pratiche a un ulteriore sviluppo, soprattutto per quanto riguarda il generatore di documenti utilizzato in aggiunta.

Ditecelo!
Molti studi notarili utilizzano documenti esistenti per un documento, come ad esempio un contratto di vendita, e li sovrascrivono. Ma è molto meno soggetto a errori se si dispone di un modello. I dati sono disponibili nel database ALAN. Il generatore di testo li recupera e inserisce automaticamente i dati corretti al posto giusto: Qui il prezzo, qui l’acquirente, qui il venditore, naturalmente sempre in modo grammaticalmente corretto. Basta qualche clic e il programma genera un testo pronto all’uso, disponibile anche per i documenti successivi. Non c’è lavoro ripetitivo, ancora una volta soggetto a errori, potete concentrarvi sull’essenziale e lavorare in modo efficiente.

Era già in una forma che vi serviva?
Non proprio. Abbiamo contribuito a svilupparlo ulteriormente con le nostre idee precise e la nostra esperienza. Questi aggiustamenti devono essere stati piuttosto impegnativi anche per i FIVE. Ma il team è sempre stato aperto alle nostre idee e ha lavorato in modo estremamente orientato alle soluzioni.
Quindi anche l’introduzione è avvenuta senza problemi?La sfida consisteva nel fatto che i dati dovevano essere migrati da due diversi programmi notarili e avevamo anche clienti comuni, quindi c’era il rischio di duplicazione. Dopo l’installazione di ALAN all’inizio di aprile 2018, abbiamo migrato prima i dati di un programma e poi, all’inizio di luglio, quelli del secondo. Nel frattempo, il nostro personale ha dovuto lavorare con due software in parallelo. Gradualmente, abbiamo anche creato i modelli per il generatore di documenti. Dal 20 febbraio lavoriamo con un solo software e un solo generatore.

Allora la strada è stata lunga per lei?
Ciò che ha richiesto tempo è stato soprattutto programmare i modelli di documento secondo le nostre idee. Ma questa grande mole di lavoro è estremamente proficua, e posso solo consigliare a ogni collega notaio di prendersi questo tempo. Dopodiché si lavora in modo super efficiente!

Anche i moduli “normali” di ALAN dimostrano il loro valore?
Assolutamente sì. È molto comodo avere la registrazione dei servizi e la contabilità in un unico sistema. Si possono leggere gli ordini di e-banking o, ad esempio, i lavori di registrazione iniziati a cavallo dell’anno, per citare solo due esempi. È tutto molto comodo.

Allora siete soddisfatti di ALAN?
Molto di più! Si viene presi davvero sul serio e si cercano soluzioni insieme.Le persone di FIVE sono molto orientate al cliente.

Grazie mille per l’intervista!

Rolf Lehmann sta per andare in pensione. Per questo motivo, ha ridimensionato il suo studio legale e notarile. ALAN, che lo accompagna da molti anni, ha dimostrato il suo valore anche in questa fase.

Facile da usare
Ha conosciuto ALAN nel suo studio legale, allora più grande, dove si stava introducendo un nuovo software. “Ci sono stati illustrati diversi prodotti ed è stato subito chiaro che ALAN era il più adatto alle nostre esigenze”, racconta Lehmann. È stato subito riconosciuto che il programma era eccezionalmente facile da usare: “Il design chiaro dell’interfaccia garantisce un’usabilità intuitiva e il programma è strutturato in modo logico”, ha sottolineato.

Prova di copertura
Un esempio convincente è la funzione “prova di copertura”, molto importante per un notaio. “Funziona davvero con un solo clic”, spiega Lehmann. “Naturalmente, anche la conformità alla legge è centrale: il programma è stato controllato dall’associazione, si ha la certezza”.
Lehmann vede anche un vantaggio decisivo nel fatto che ALAN funziona in modo assolutamente affidabile. “Non c’è quasi bisogno di assistenza. E se c’è un cambiamento, per esempio nell’IVA, è perfettamente preparato e può essere introdotto senza problemi”. ALAN viene avviato al mattino quando si accende il computer e viene richiuso la sera: “È costantemente in uso.

Declassamento
Con il ridimensionamento del suo ufficio, Lehmann ha risolto solo una licenza. Invece di un server, ha un mirror di dati Synology. “Ora siamo solo quattro persone e abbiamo un quaderno ALAN, ma anche in questa costellazione il programma si dimostra valido. Posso davvero raccomandarlo sotto ogni aspetto”.