Il generatore di documenti si concentra sull’attività notarile
Intervista a Florian Schneider, amministratore delegato di FSP Notare AG in Argovia.
In vista di una fusione notarile, è stato necessario fondere due filosofie e due soluzioni software in una sola. Florian Schneider ci racconta lui stesso come si è svolto questo esercizio.
Signor Schneider, FSP Notare AG è una società giovane nata dalla fusione di due studi notarili ben avviati, giusto?
Florian Schneider: Esattamente. Nell’ottobre 2017, lo studio notarile Hänggli + Schneider AG, fondato nel 1961, si è fuso con lo studio notarile Klöti, che esisteva dal 1973, per formare FSP Notaries Ltd. Di conseguenza, possiamo sfruttare preziose sinergie. Allo stesso tempo, abbiamo aumentato il numero dei dipendenti a 14.
L’introduzione di ALAN è legata a questa fusione?
Florian Schneider: Il fatto è che ALAN Software AG ci ha contattato esattamente nel momento giusto per presentarci il software per studi legali. Il programma non è ancora molto conosciuto in Argovia. Ma visto che dovevamo conciliare due filosofie notarili e due mondi software, un prodotto di terzi era giusto. Soprattutto perché ci siamo subito convinti che ALAN ha la flessibilità necessaria per essere personalizzato in base alle nostre esigenze. Abbiamo potuto contribuire con le nostre conoscenze pratiche a un ulteriore sviluppo, soprattutto per quanto riguarda il generatore di documenti utilizzato in aggiunta.
Ditecelo!
Florian Schneider: Molti uffici notarili utilizzano i documenti esistenti per un documento, ad esempio un contratto di acquisto, e li sovrascrivono. Ma è molto meno soggetto a errori se si dispone di un modello. I dati sono disponibili nel database ALAN. Il generatore di testo li recupera e inserisce automaticamente i dati corretti al posto giusto: Qui il prezzo, qui l’acquirente, qui il venditore, naturalmente sempre in modo grammaticalmente corretto. Per farlo bastano pochi clic e il programma genera un testo pronto all’uso, disponibile anche per i documenti successivi. Non c’è lavoro ripetitivo, ancora una volta soggetto a errori, potete concentrarvi sull’essenziale e lavorare in modo efficiente.
Era già in una forma che vi serviva?
Florian Schneider: Non proprio. Abbiamo contribuito a svilupparlo ulteriormente con le nostre idee precise e la nostra esperienza. Probabilmente anche ALAN Software AG ha dovuto apportare queste modifiche. Ma il team è sempre stato aperto alle nostre idee e ha lavorato in modo estremamente orientato alle soluzioni.
Quindi l’introduzione è avvenuta senza problemi?
La sfida consisteva nel fatto che i dati dovevano essere migrati da due diversi programmi notarili e che avevamo anche clienti comuni, quindi c’era il rischio di duplicazione. Dopo l’installazione di ALAN all’inizio di aprile 2018, abbiamo prima migrato i dati di un programma e poi quelli del secondo solo all’inizio di luglio. Nel frattempo, il nostro personale ha dovuto lavorare con due programmi software in parallelo. Abbiamo poi creato gradualmente i modelli per il generatore di documenti. Ora lavoriamo con un unico software e un unico generatore da febbraio 2020.
Allora la strada è stata lunga per lei?
Florian Schneider: La cosa principale che ha richiesto tempo è stata l’impostazione dei modelli di documento in base alle nostre idee. Ma questa grande mole di lavoro è estremamente proficua, e posso solo consigliare a ogni collega notaio di prendersi questo tempo. Dopodiché si lavora in modo super efficiente!
Anche i “normali” moduli ALAN “GEBU”, “FIBU” e “KRED” dimostrano il loro valore?
Florian Schneider: Assolutamente sì. È molto comodo avere la registrazione dei servizi e la contabilità in un unico sistema. Si possono leggere gli ordini di e-banking o, ad esempio, i lavori di registrazione iniziati a cavallo dell’anno, per citare solo due esempi. È tutto molto comodo.
Allora siete soddisfatti di ALAN?
Florian Schneider: Molto di più! Siamo presi davvero sul serio e lavoriamo insieme per trovare soluzioni. ALAN Software AG è molto orientata al cliente.
Grazie mille per l’intervista!
Prendi spunto
- Efficienza grazie al generatore di documenti: il generatore di documenti di ALAN riduce al minimo gli errori, fa risparmiare tempo e permette ai dipendenti di concentrarsi sulle attività essenziali. La creazione automatica di testi e modelli rende superfluo il lavoro ripetitivo.
- Adattamenti flessibili e orientati al cliente: ALAN Software AG è stata aperta alla personalizzazione e ha lavorato a stretto contatto con FSP Notare AG per sviluppare soluzioni pratiche che rendono il lavoro quotidiano molto più semplice.
- Integrazione senza problemi e guadagni di sinergia: nonostante la sfida di migrare i dati da due sistemi software diversi, ALAN è stato introdotto con successo. La standardizzazione di tutti i processi e dei modelli ha portato a un modo di lavorare molto più efficiente e armonizzato.
L’introduzione di ALAN non solo ha superato le sfide tecniche per FSP Notare AG, ma ha anche aperto la strada a un modo di lavorare moderno, efficiente e orientato al cliente.
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