« Le programme m’a convaincu d’emblée ».

Monsieur Nauer, comment en êtes-vous arrivé à introduire ALAN ?
« J’ai entendu le nom de ce logiciel pour la première fois lorsqu’une nouvelle collaboratrice a commencé à travailler chez nous. Elle est stagiaire et nous a parlé d’une collègue qui avait eu une très bonne expérience dans un bureau similaire. C’est à ce moment-là que nous avons pris contact avec ALAN Software AG ».

Il y avait donc un besoin ?
« Absolument, nous n’avions pas de logiciel de notariat spécifique auparavant, nous voulions nous moderniser, numériser, augmenter notre efficacité et nous professionnaliser. Et enfin, il s’agissait aussi d’augmenter la satisfaction des collaborateurs, respectivement de rester attractif en tant qu’employeur ».

C’est logique. Quand était-ce et que s’est-il passé ensuite ?
« Udo Schneider nous a fait une démonstration du programme et cela m’a convaincu d’emblée. J’avais déjà regardé un produit concurrent auparavant, mais ALAN était manifestement plus abouti et surtout plus spécifique au notariat. C’était en janvier 2021 ».

Vous avez décidé de mettre en place ALAN ?
« Et ce, le même mois. Udo Schneider nous a proposé une formation ciblée sur quelques jours, d’une date à l’autre nous avons pu acquérir de l’expérience et poser ensuite des questions en conséquence. Une bonne combinaison d’apprentissage par la pratique et d’une excellente formation. Même maintenant, nous pouvons appeler à tout moment et obtenir le soutien dont nous avons besoin ».

Alors les objectifs que vous avez mentionnés au début ont été atteints en un mois ?
« En grande partie, oui. Nous avons ensuite commencé à rédiger des modèles d’actes et de contrats standard en mars. Cela demande bien sûr un effort initial, mais on travaille ensuite très efficacement. Mais nous ne sommes pas encore tout à fait là où nous voulons aller, nous n’intégrons peut-être pas encore chaque mail et chaque document dans l’ALAN. C’est un processus, mais nous sommes sur la bonne voie ».

Tous vos collaborateurs sont-ils satisfaits de la même manière ?
« Maintenant, oui. Au départ, seule notre comptable était un peu sceptique. Mais tout le monde a été rapidement convaincu et nous travaillons toujours avec plaisir ».

Quels sont pour vous les avantages du logiciel ?
« Qu’elle a été créée pour le notariat. Nous avons un contrôle propre des débiteurs, tout est parfaitement classé, clair, tout est à portée de main rapidement et sans effort, bien sûr aussi pour la comptabilité. ALAN représente un saut quantique pour le professionnalisme de l’étude ».

Pas de problèmes ?
« Une fois, FIVE a mis en ligne une nouvelle version sans en informer notre service informatique. Par la suite, le système s’est bloqué. Mais je pense qu’on apprend de ce genre d’erreurs ».

Alors vous recommanderiez ALAN Software AG ?
« Oui, je le ferais. Offre propre, respect du budget à tous égards, les prestations supplémentaires auxquelles nous avons eu recours ont été et seront facturées de manière transparente : Je suis très satisfait ».

Cabinet d’avocats et de notaires Lukas Nauer
Avocat lic. iur. Lukas Nauer a fondé son bureau en 1996 et emploie aujourd’hui huit à dix personnes. L’accent est mis sur les transferts de propriété et les contrats de vente, mais aussi sur tous les services notariaux classiques, des contrats de mariage aux testaments en passant par la création d’entreprises. L’activité d’avocat, qui était à l’origine sur un pied d’égalité, ne représente plus aujourd’hui qu’une petite partie des activités.

Le générateur de documents permet de se concentrer sur les activités notariales
Face à une fusion de notaires, deux philosophies et deux solutions logicielles ont dû être réunies en une seule. Florian Schneider, directeur de la société argovienne FSP Notare AG, raconte comment cet exercice a été réussi.

Florian Schneider, FSP Notare AG est une jeune entreprise issue de la fusion de deux études de notaires bien établies, n’est-ce pas ?
Exactement. En octobre 2017, l’étude de notaires Hänggli + Schneider AG, fondée en 1961, a fusionné avec l’étude de notaires Klöti, qui existait depuis 1973, pour devenir FSP Notare AG. Nous pouvons ainsi exploiter de précieuses synergies. Parallèlement, nous sommes passés à 14 collaborateurs.

L’introduction d’ALAN est-elle liée à cette fusion ?
Il se trouve qu’Udo Schneider d’ALAN nous a contactés juste au bon moment pour nous présenter ALAN. Le programme n’est pas encore très connu en Argovie. Mais étant donné que nous devions concilier deux philosophies notariales et deux univers logiciels, un produit tiers nous convenait parfaitement. D’autant plus que nous avons tout de suite été convaincus qu’ALAN offrait la souplesse nécessaire
a pour but d’être adapté à nos besoins. Nous avons pu apporter nos connaissances pratiques pour le développement ultérieur, notamment en ce qui concerne le générateur de documents supplémentaire utilisé.

Racontez !
De nombreux offices notariaux utilisent pour un document, par exemple un contrat de vente, des documents déjà existants et les écrasent. Mais il y a beaucoup moins de risques d’erreurs si l’on dispose d’un modèle pour cela. Les données sont en effet disponibles dans la base de données d’ALAN. Le générateur de texte les récupère et insère automatiquement les bonnes données au bon endroit : Ici le prix, là l’acheteur, ici le vendeur, bien sûr toujours grammaticalement correct. Cela se fait en quelques clics et le programme génère un texte prêt à l’emploi qui est ensuite également disponible pour les documents suivants. Il n’y a pas de travail répétitif – à nouveau sujet aux erreurs -, on peut se concentrer sur l’essentiel et travailler efficacement.

Cela existait-il déjà sous une forme qui vous servait ?
Pas tout à fait. Nous avons aidé à faire évoluer les choses grâce à nos idées précises et à notre expérience. Ces adaptations ont sans doute aussi passablement sollicité le FIVE. Mais l’équipe s’est montrée à tout moment ouverte à nos idées et a travaillé de manière extrêmement orientée vers la recherche de solutions.
L’introduction s’est donc déroulée sans problème ?Le défi consistait à migrer les données de deux programmes notariaux différents et nous avions en outre des clients communs, il y avait donc un risque de doublons. Après l’installation d’ALAN début avril 2018, nous avons d’abord migré les données d’un programme, puis seulement début juillet celles du deuxième. Dans l’intervalle, nos collaborateurs ont dû travailler en parallèle avec deux logiciels. Petit à petit, nous avons également créé des modèles pour le générateur de documents. Nous travaillons maintenant de manière uniforme, avec un seul logiciel et un seul générateur, depuis février 20

Alors, le chemin a été long pour vous ?
Ce qui a surtout pris du temps, c’est de programmer les modèles de documents selon nos attentes. Mais ce très gros travail en vaut extrêmement la peine, je ne peux que conseiller à chaque collègue notaire de prendre ce temps. Ensuite, on travaille de manière super efficace !

Les modules « normaux » d’ALAN font-ils aussi leurs preuves ?
Absolument, oui. C’est très agréable d’avoir la saisie des prestations et la comptabilité dans un seul système. On peut importer des ordres d’e-banking ou saisir par exemple des travaux commencés pendant la fin de l’année, pour ne citer que deux exemples. Tout cela se fait très confortablement.

Vous êtes donc satisfait d’ALAN ?
Plus que cela ! On est vraiment pris au sérieux et on cherche des solutions ensemble.Les gens de FIVE sont très orientés vers le client.

Merci beaucoup pour cet entretien !

Rolf Lehmann est sur le point de prendre sa retraite. C’est la raison pour laquelle il a réduit la taille de son cabinet d’avocat et de notaire. ALAN, qui l’accompagne depuis de nombreuses années, a également fait ses preuves dans cette démarche.

Convivial
Il a fait la connaissance d’ALAN dans son cabinet, plus grand à l’époque, où un nouveau logiciel a été introduit. « Nous avons eu une démonstration de différents produits et il est vite apparu qu’ALAN répondait le mieux à nos besoins », raconte Lehmann. On a tout de suite compris que le programme était extraordinairement convivial : « La conception claire de l’interface assure une utilisation intuitive et le programme est structuré de manière logique », se félicite-t-il.

Justificatif de couverture
Un exemple convaincant est la fonction « preuve de couverture », qui est très importante pour un notaire. « Cela fonctionne vraiment en un seul clic », explique Lehmann. « Bien sûr, la conformité à la loi est également centrale : le programme est contrôlé par l’association, on a des certitudes ».
Lehmann voit également un avantage décisif dans le fait qu’ALAN fonctionne de manière absolument fiable. « On n’a pratiquement pas besoin de support. Et s’il y a un changement à faire, par exemple en matière de TVA, il est parfaitement préparé et peut être introduit sans problème ». ALAN est lancé le matin lorsque l’ordinateur est allumé et fermé le soir : « Il est utilisé de manière constante ».

Déclassement
En réduisant la taille de son bureau, Lehmann n’a désormais plus qu’une seule licence à résoudre. Au lieu d’un serveur, il dispose d’une mise en miroir des données Synology. « Nous ne sommes plus que quatre et nous avons un ordinateur portable ALAN, mais même dans cette constellation, le programme fait ses preuves. Je le recommande vraiment à tous points de vue ».