Von traditioneller Arbeitsweise zu digitaler Effizienz.
Effizienter arbeiten im Notariat: Eine erfahrene Schweizer Notarin zeigt in diesem Video-Interview eindrücklich, wie digitale Prozesse mit ALAN den Kanzleialltag vereinfachen, Zeit und sogar Kosten sparen.
Inhaltsverzeichnis
- Digitale Transformation im Notariat – ein Generationenwechsel
- Warum sich die Abläufe spürbar verbessert haben
- Mehr Transparenz und Kontrolle dank Reporting-Tools
- Branchenkenntnis, die Vertrauen schafft
- Nächster Schritt im Notariat: Der ALAN Dokumentengenerator
Digitale Transformation im Notariat – ein Generationenwechsel
Das Notariat von Beatrice Stuber-Jordi wird bereits in fünfter Generation geführt. Was einst mit handschriftlichen Registern begann, ist heute vollständig digitalisiert. Als sie die Kanzlei übernahm, wurde zunächst mit Excel-Tabellen gearbeitet. Doch diese Lösung war weder effizient noch zuverlässig.
Mit der Einführung von ALAN kam die Wende: Routineaufgaben, die viel Zeit beanspruchten, wurden automatisiert. So konnte sich das Team wieder auf das konzentrieren, was wirklich zählt – die notarielle Arbeit. Der Umstieg zeigt exemplarisch, wie eine moderne Kanzleisoftware zur tragenden Säule des digitalen Notariats werden kann.
Warum sich die Abläufe spürbar verbessert haben
Die Kanzlei nutzte jahrelang Excel für die Gebührenabrechnung, um den Überblick über laufende Dossiers zu behalten. Doch gerade bei Ausfällen oder komplexen Mandaten zeigte sich, dass diese Arbeitsweise ineffizient war. Mit dem Wechsel zu ALAN wurden zentrale Prozesse wie Leistungserfassung, Rechnungsstellung, Buchhaltung und Mandatsverwaltung in einem einzigen System zusammengeführt.
Besonders geschätzt wird, dass ALAN den administrativen Aufwand minimiert und Prozesse standardisiert. Alle Mitarbeitenden arbeiten jetzt mit denselben Abläufen und haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten. Damit konnten sogar Stellenprozente eingespart werden – ein starkes Argument in Zeiten steigender Anforderungen und Fachkräftemangel.
Mehr Transparenz und Kontrolle dank Reporting-Tools
Ein entscheidender Vorteil von ALAN sind die integrierten Reporting- und Auswertungsfunktionen. Die Kanzlei kann auf Knopfdruck nachvollziehen, welche Mandanten noch offene Rechnungen haben, wie der aktuelle Umsatz steht oder wie sich die Auslastung entwickelt.
Notarin Beatrice Stuber-Jordi betont, dass sie nun eine neue Qualität der Übersicht gewonnen hat: Sie kann jederzeit den Status der Kanzlei abfragen und die Kanzlei steuern. Diese Transparenz schafft Sicherheit, Planungskompetenz und Vertrauen, sowohl intern als auch gegenüber Klienten und Behörden.
Branchenkenntnis, die Vertrauen schafft
Was ALAN von vielen IT-Providern unterscheidet, ist das Verständnis für die juristische Praxis. Die Software ist seit Jahrzehnten speziell auf die Bedürfnisse von Schweizer Notariaten und Advokaturen ausgerichtet. Begriffe wie Gebühr, Honorar oder Mandatsabrechnung sind fest im System verankert.
Statt technische Hürden zu schaffen, unterstützt ALAN die tägliche Arbeit intuitiv. Die Notarin beschreibt es treffend: „Es ist wohltuend, wenn man einem Anbieter nicht jedes Detail erklären muss.“ Ein Aspekt, der in der digitalen Transformation von Notariaten und Advokaturen zunehmend über Erfolg und Misserfolg entscheidet.
Nächster Schritt im Notariat: Der ALAN Dokumentengenerator
Die Kanzlei plant, künftig auch Musterverträge mit dem ALAN-Modul „DOKG“ automatisch aus den in ALAN erfassten Daten zu generieren. So werden Standardverträge und -schreiben ohne Mehraufwand erstellt – exakt, konsistent und effizient.
Dank der strukturierten Datenhaltung entfällt doppelte Arbeit, und das Risiko von Übertragungsfehlern sinkt. Das ist nicht nur ein Effizienzgewinn, sondern auch ein Beitrag zu mehr Qualität und Verlässlichkeit im Arbeitsalltag. Der Blick der Notarin ist klar zukunftsgerichtet: Was einst als Hilfsmittel begann, ist heute ein strategisches Werkzeug der modernen Kanzleiführung.
Take Aways
- Digitale Prozesse stärken Notariate: Mit ALAN werden adminitrstive Aufgaben automatisiert und die Kanzleiführung messbar effizienter.
- ALAN schafft Transparenz und ermöglicht fundierte Entscheidungen dank leistungsfähigem Reporting.
- ALAN versteht die juristische Praxis in der Schweiz und digitalisiert ohne zu überfordern
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