Le générateur de documents permet de se concentrer sur les activités notariales
Entretien avec Florian Schneider, directeur général de la société argovienne FSP Notare AG.
Face à une fusion de notaires, deux philosophies et deux solutions logicielles ont dû être réunies en une seule. Florian Schneider nous raconte tout de suite lui-même comment cet exercice a été réussi.
Monsieur Schneider, la société FSP Notare AG est une jeune entreprise issue de la fusion de deux études de notaires bien établies, n’est-ce pas ?
Florian Schneider : Exactement. En octobre 2017, l’étude de notaires Hänggli + Schneider AG, fondée en 1961, a fusionné avec l’étude de notaires Klöti, qui existait depuis 1973, pour devenir FSP Notare AG. Nous pouvons ainsi exploiter de précieuses synergies. Parallèlement, nous sommes passés à 14 collaborateurs.
L’introduction d’ALAN est-elle liée à cette fusion ?
Florian Schneider : Il se trouve que ALAN Software AG nous a contactés juste au bon moment pour nous présenter son logiciel pour cabinets d’avocats. Le programme n’est pas encore très connu en Argovie. Mais étant donné que nous devions concilier deux philosophies notariales et deux univers logiciels, un produit tiers nous convenait parfaitement. D’autant plus que nous avons tout de suite été convaincus qu’ALAN avait la flexibilité nécessaire pour s’adapter à nos besoins. Nous avons pu apporter nos connaissances pratiques pour le développement ultérieur, notamment en ce qui concerne le générateur de documents supplémentaire utilisé.
Racontez !
Florian Schneider : De nombreux offices notariaux utilisent des documents existants pour un document, comme un contrat de vente, et les écrasent. Mais il y a beaucoup moins de risques d’erreurs si l’on dispose d’un modèle pour cela. Les données sont en effet disponibles dans la base de données d’ALAN. Le générateur de texte les récupère et insère automatiquement les bonnes données au bon endroit : Ici le prix, là l’acheteur, ici le vendeur, bien sûr toujours grammaticalement correct. Cela se fait en quelques clics et le programme génère un texte prêt à l’emploi, qui est ensuite disponible pour les documents suivants. Il n’y a pas de travail répétitif – à nouveau sujet aux erreurs -, on peut se concentrer sur l’essentiel et travailler efficacement.
Cela existait-il déjà sous une forme qui vous servait ?
Florian Schneider : Pas tout à fait. Nous avons aidé à faire évoluer les choses grâce à nos idées précises et à notre expérience. Ces adaptations ont sans doute été demandées à ALAN Software AG. Mais l’équipe s’est montrée à tout moment ouverte à nos idées et a travaillé de manière extrêmement orientée vers la recherche de solutions.
L’introduction s’est donc déroulée sans problème ?
Le défi consistait à migrer les données de deux programmes notariaux différents et nous avions également des clients communs, il y avait donc un risque de doublons. Après l’installation d’ALAN début avril 2018, nous avons d’abord migré les données d’un programme, puis celles du second début juillet. Dans l’intervalle, nos collaborateurs ont dû travailler avec deux logiciels en parallèle. Petit à petit, nous avons également créé des modèles pour le générateur de documents. Nous travaillons désormais de manière uniforme, avec un seul logiciel et un seul générateur, depuis février 2020.
Alors, le chemin a été long pour vous ?
Florian Schneider : Ce qui a surtout pris du temps, c’est de mettre en place les modèles de documents selon nos idées. Mais ce très gros travail en vaut extrêmement la peine, je ne peux que conseiller à chaque collègue notaire de prendre ce temps. Ensuite, on travaille de manière super efficace !
Les modules « normaux » d’ALAN « GEBU », « FIBU » et « KRED » sont-ils également efficaces ?
Florian Schneider : Absolument, oui. C’est très agréable d’avoir la saisie des prestations et la comptabilité dans un seul système. On peut importer des ordres d’e-banking ou saisir par exemple des travaux commencés pendant la fin de l’année, pour ne citer que deux exemples. Tout cela se fait très confortablement.
Vous êtes donc satisfait d’ALAN ?
Florian Schneider : Plus que cela ! On est vraiment pris au sérieux et on cherche des solutions ensemble. ALAN Software AG est très orienté vers le client.
Merci beaucoup pour cet entretien !
Vente à emporter
- Efficacité grâce au générateur de documents : le générateur de documents d’ALAN minimise les erreurs, fait gagner du temps et permet aux collaborateurs de se concentrer sur les tâches essentielles. Les créations de texte et les modèles automatisés éliminent le travail répétitif.
- Des adaptations flexibles et orientées vers le client : ALAN Software AG s’est montré ouvert aux adaptations individuelles et a développé, en étroite collaboration avec FSP Notare AG, des solutions pratiques qui facilitent considérablement le travail quotidien.
- Intégration en douceur et gain de synergie : malgré le défi de migrer des données de deux systèmes logiciels différents, ALAN a pu être mis en place avec succès. L’uniformisation de tous les processus et modèles a permis de travailler de manière beaucoup plus efficace et harmonisée.
L’introduction d’ALAN a permis à FSP Notare AG non seulement de surmonter les défis techniques, mais aussi d’ouvrir la voie à une méthode de travail moderne, efficace et orientée vers le client.
Si vous aussi, vous souhaitez moderniser votre cabinet, contactez-nous. Nous vous montrerons comment ALAN peut apporter de l’efficacité à votre cabinet au quotidien.
