Dokumentengenerator schafft Fokus aufs Notariatsgeschäft

Herr Schneider, die FSP Notare AG ist eine junge Firma, die aus einer Fusion zweier gut eingeführter Notariate hervorgegangen ist, richtig?

Florian Schneider: Genau. Im Oktober 2017 fusionierte das 1961 gegründete Notariat Hänggli + Schneider AG mit dem Notariatsbüro Klöti, das es seit 1973 gab, zur FSP Notare AG. Wir können dadurch wertvolle Synergien nutzen. Gleichzeitig haben wir auf 14 Mitarbeitende aufgestockt.

Steht die Einführung von ALAN im Zusammenhang mit dieser Fusion?

Florian Schneider: Es ist so, dass sich die ALAN Software AG genau im richtigen Moment bei uns gemeldet hat, um die Kanzleisoftware vorzustellen. Das Programm ist im Aargauischen noch nicht so bekannt. Aber angesichts der Tatsache, dass wir zwei Notariatsphilosophien und eben auch zwei Software-Welten unter einen Hut bringen mussten, hat ein Drittprodukt gerade gepasst. Zumal wir sofort überzeugt waren, dass ALAN die nötige Flexibilität hat, um auf unsere Bedürfnisse angepasst zu werden. Insbesondere in Bezug auf den zusätzlich eingesetzten Dokumentengenerator konnten wir unser Praxiswissen für die Weiterentwicklung einbringen.

Erzählen Sie!

Florian Schneider: Viele Notariate verwenden für ein Dokument, etwa einen Kaufvertrag, bereits vorhandene Dokumente und überschreiben sie. Viel weniger fehleranfällig ist es aber, wenn man dafür eine Vorlage hat. Die Daten sind ja in der Datenbank von ALAN vorhanden. Der Textgenerator ruft diese ab und setzt die richtigen Daten automatisch am richtigen Ort ein: Hier der Preis, dort der Käufer, hier der Verkäufer, natürlich immer grammatikalisch richtig. Das geht mit einigen Klicks und das Programm generiert einen fixfertigen Text, der dann auch für Folgedokumente zur Verfügung steht. Es gibt keine – wiederum fehleranfällige – repetitive Arbeit, man kann sich auf das Wesentliche fokussieren und arbeitet effizient.

Lag das bereits in einer Form vor, die Ihnen diente?

Florian Schneider: Nicht ganz. Wir haben mit unseren genauen Vorstellungen und unserer Erfahrung geholfen, die Sache weiter zu entwickeln. Diese Anpassungen haben wohl auch die ALAN Software AG gefordert. Aber das Team zeigte sich jederzeit offen für unsere Ideen und hat äusserst lösungsorientiert gearbeitet.

Dann ist auch die Einführung problemlos gelungen?


Hier bestand die Herausforderung darin, dass die Daten aus zwei verschiedenen Notariatsprogrammen migriert werden mussten und wir zudem auch gemeinsame Kunden hatten, es gab also die Gefahr von Doppelungen. Nachdem ALAN anfangs April 2018 installiert worden war, haben wir zunächst die Daten aus einem Programm migriert und dann erst anfangs Juli diejenigen des zweiten. In der Zwischenzeit mussten unsere Leute mit zwei Softwares parallel arbeiten. Nach und nach haben wir dann auch die Vorlagen für den Dokumentengenerator geschaffen. Einheitlich, mit einer Software und einem Generator, arbeiten wir jetzt seit Februar 2020.

Dann war das für Sie ein langer Weg?

Florian Schneider: Was vor allem Zeit gebraucht hat, war, die Dokumentenvorlagen nach unseren Vorstellungen aufzusetzen. Aber diese sehr grosse Arbeit lohnt sich extrem, ich kann jedem Notar-Kollegen nur raten, sich diese Zeit zu nehmen. Danach arbeitet man super effizient!

Bewähren sich auch die «normalen» Module von ALAN „GEBU“, „FIBU“ und „KRED“?

Florian Schneider: Unbedingt, ja. Es ist sehr angenehm, Leistungserfassung und Buchhaltung in einem System zu haben. Man kann E-Banking-Aufträge einlesen, oder beispielsweise angefangene Arbeiten über den Jahreswechsel erfassen, um nur zwei Beispiele zu nennen. Das geht alles sehr komfortabel.

Dann sind Sie zufrieden mit ALAN?

Florian Schneider: Mehr als das! Man wird wirklich ernst genommen und sucht gemeinsam nach Lösungen. Die ALAN Software AG agiert sehr kundenorientiert.

Besten Dank für das Gespräch!