Digitalisierung im Notariat: Wie Notar Patrick Müller mit ALAN Prozesse beschleunigt.
Heute dürfen wir einen besonderen Gast auf unserer News-Seite vorstellen: Herrn Patrick Müller, Notar des Notariats Müller in Belp. Nach der Übernahme seines Büros hat er die Weichen in Richtung Digitalisierung gestellt und mit ALAN schrittweise zentrale Prozesse modernisiert – von der Adressverwaltung über die Leistungserfassung bis hin zu Finanzbuchhaltung und Fakturierung. Das Resultat: mehr Übersicht, schnellere Rechnungsstellung und weniger manueller Aufwand im Alltag. In unserem Interview teilt er seine Erfahrungen und gibt Einblicke, wie ALAN seinen Kanzleialltag spürbar vereinfacht.
Inhaltsverzeichnis
- Ausgangslage vor der Digitalisierung
- Der Entscheidungsprozess
- Die Vorteile der ALAN Kanzleisoftware
- Blick in die Zukunft
Ausgangslage vor der Digitalisierung
Herr Müller, Sie haben vor rund zwei Jahren weitere ALAN-Module eingeführt. Wie sahen Ihre Arbeitsabläufe davor aus – wo lagen die grössten Herausforderungen?
Patrick Müller: Wir arbeiteten stark papierbasiert mit vielen physischen Dossiers. Fristen und Aufgaben führten wir in Word, Excel und teils in Outlook – oft hatte jede Person eine eigene Liste. Verträge habe ich meist selbst von Grund auf erstellt, eine zentral standardisierte Vorlagensammlung gab es nicht. Der Überblick über laufende Mandate war dadurch aufwendig, und die Fakturierung inklusive Gebührenlogik hat viel Zeit beansprucht. Auch die Abstimmung mit Klienten und Ämtern empfand ich als zu umständlich.
Gab es Prozesse, die besonders ineffizient waren oder viel Zeit beansprucht haben?
Patrick Müller: Ja. Neben der Fakturierung war vor allem das Handling rund um Grundstücksgeschäfte aufwendig – inklusive Information der Beteiligten und Ämter. Die Aufgabenübersichten in Excel liessen sich nur mit Disziplin aktuell halten, was anfällig für Lücken war. Kurz: Es gab viele manuelle Schritte und Medienbrüche.
Was war Ihr Einstieg in die Digitalisierung – und wie kam ALAN ins Spiel?
Patrick Müller: Wir hatten einige Module von ALAN bereits im Einsatz und haben dann sukzessive weitere Module ergänzt. Für mich ist entscheidend, dass eine Lösung den Alltag praktisch vereinfacht. Wenn die Bedürfnisse abgedeckt sind, probiere ich es aus – so haben wir Schritt für Schritt unsere ALAN-Umgebung ausgebaut.
Der Entscheidungsprozess
Was hat Sie letztlich überzeugt, ALAN in Ihrer Kanzlei auszubauen?
Patrick Müller: Die Vielseitigkeit und der modulare Aufbau. Leistungserfassung, Fakturierung und FIBU greifen gut ineinander. Die Gebührenlogik von Notaren ist hinterlegt, und die Rechnungserstellung funktioniert auf Knopfdruck. Dazu kommt: ALAN ist auf Schweizer Advokaturen und Notariate ausgerichtet – das vereinfacht vieles.
Hatten Sie spezifische Anforderungen an die Software?
Patrick Müller: Wichtig waren eine schnelle, einfache Leistungserfassung, eine saubere Gebührenabbildung und eine integrierte Fakturierung, die mit der Buchhaltung zusammenspielt. Dazu eine zentrale Adressverwaltung, die sich mit den Mandaten verknüpfen lässt. Das deckt ALAN ab. Bei Aufgaben/Fristen nutze ich ALAN zunehmend, parallel existieren noch Excel-Listen – da sehe ich noch Reifungspotenzial unsererseits.
Wie lief die Einführung von ALAN und wie erleben Sie den Support?
Patrick Müller: Die Einführung erfolgte schrittweise und pragmatisch. Der Support war gut erreichbar und arbeitet gründlich. Performance-Themen wurden aufgenommen. Insgesamt hat das Onboarding sehr gut funktioniert, und wir konnten rasch produktiv arbeiten.
Die Vorteile der ALAN Kanzleisoftware
Welche konkreten Verbesserungen spüren Sie im Alltag?
Patrick Müller: Die Fakturierung ist deutlich schneller – mit dem Modul FIBU und der Rechnungsstellung bin ich sehr zufrieden. Die Leistungserfassung ist im Vergleich zu früher um einiges effizienter. Insgesamt gibt es weniger manuelle Schritte, weil Gebühren hinterlegt sind. Das entlastet das Team. Gerade bei knappem Personal ist das wichtig.
Wie unterstützt ALAN Sie bei Mandatsverwaltung und Leistungserfassung?
Patrick Müller: Leistungen lasse ich direkt im Mandat laufen – inklusive Stoppuhr. Adressen sind zentral gepflegt und mit Mandaten verknüpft. Aufgaben nutze ich zunehmend in ALAN. Für Dokumente arbeite ich weiterhin gerne im Explorer; dank Ordnerstruktur und Synchronisierung kann ich Dateien bei Bedarf unkompliziert ins Mandat in ALAN übernehmen. Die Kombination aus gewohnter Ablage und Bezug im System ist für uns praktikabel.
Gibt es Funktionen von ALAN, die Sie besonders schätzen?
Patrick Müller: Die automatisierte Rechnungsgenerierung und die Verzahnung mit der Buchhaltung. Ein Klick – und die richtige Gebührenlogik sowie das passende Layout sind da. Das spart Zeit und reduziert Fehler. Generell mag ich Lösungen, die ohne Mehrfacherfassung auskommen.
Blick in die Zukunft
Welche Rolle spielt die Digitalisierung künftig in Ihrem Notariat?
Patrick Müller: Eine wichtige. Ich möchte weiter in Bereiche investieren, die Prozesse vereinfachen: digitale Signaturen, weniger Logins durch Schnittstellen – etwa zu Grundbuchämtern (Terravis). KI setze ich punktuell für Aktennotizen oder kurze Zusammenfassungen ein. Ideal wäre eine nahtlose Integration solcher Funktionen direkt in ALAN.
Würden Sie ALAN anderen Advokaturen oder Notariaten empfehlen? Warum?
Patrick Müller: Ja, definitiv. ALAN macht vieles einfacher. Es ist nicht die günstigste Lösung, aber die Investition lohnt sich. Besonders die Kombination aus Leistungserfassung, Gebühren und Fakturierung überzeugt. Wenn die Entwicklung bei den Schnittstellen (Modul ADI) weiter vorangeht, wird der Nutzen noch grösser.
Herr Müller, wir danken Ihnen herzlich für das spannende Gespräch und die offenen Einblicke in Ihre Erfahrungen mit der ALAN Kanzleisoftware. Es ist beeindruckend zu sehen, wie Sie die Digitalisierung Ihrer Kanzlei konsequent vorantreiben und dabei die Vorteile moderner Technologien optimal nutzen. Wir wünschen Ihnen und Ihrem Team weiterhin viel Erfolg auf diesem Weg und sind gespannt auf Ihre zukünftigen Entwicklungen. Sollten Sie einmal neue Funktionen oder Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit zur Seite. Vielen Dank nochmals für Ihre Zeit und alles Gute!
Take Aways
- Effizienzsteigerung: Schnellere Fakturierung und weniger manuelle Schritte dank hinterlegter Gebühren und automatisierter Rechnungserstellung.
- Prozessklarheit: Zentrale Adressen und Mandatsbezüge schaffen Übersicht.
- Zukunftsfähigkeit: Fokus auf Schnittstellen, digitale Signaturen und KI-Integration, um Medienbrüche weiter zu reduzieren.
Das Gespräch mit Herrn Patrick Müller zeigt: Mit ALAN lassen sich zentrale Kanzleiprozesse schrittweise digitalisieren und spürbar vereinfachen – von der Leistungserfassung bis zur Fakturierung.
Wenn auch Sie Ihre Kanzlei modernisieren möchten, kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung oder Demo. Wir zeigen Ihnen, wie ALAN sich an Ihre Arbeitsweise anpasst und Effizienz in den Kanzleialltag bringt.
