Warum das PDF/A-Format für Advokaturen und Notariate unverzichtbar ist.

Das Portable Document Format (PDF) ist aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Es bietet zahlreiche Vorteile, wie beispielsweise die plattformübergreifende Darstellung von Dokumenten und die Möglichkeit, Inhalte vor ungewollten Änderungen zu schützen. Doch nicht jedes PDF ist gleich. Das klassische PDF eignet sich bestens für den Austausch von Dokumenten, stösst jedoch an seine Grenzen, wenn es um die langfristige Archivierung oder gesetzeskonforme Speicherung geht.

Gerade im rechtlichen Kontext, wo Dokumente oft über Jahrzehnte aufbewahrt werden müssen, ist es essenziell, dass diese auch in Zukunft unverändert und lesbar bleiben. Dokumente, die in zehn oder zwanzig Jahren nicht mehr korrekt dargestellt werden können, bergen rechtliche Risiken. Hier kommt das PDF/A-Format ins Spiel – ein ISO-standardisiertes Format, das speziell für die Langzeitarchivierung konzipiert wurde.

PDF/A wurde entwickelt, um die Langzeitarchivierung von Dokumenten zu gewährleisten. Es stellt sicher, dass die Dokumente auch nach Jahrzehnten noch exakt so dargestellt werden wie zum Zeitpunkt ihrer Erstellung. Dies ist besonders relevant für Dokumente, die über lange Zeiträume hinweg unverändert zugänglich bleiben müssen.

Der Standard definiert klare Vorgaben, die die Langlebigkeit und Authentizität der Dokumente sicherstellen:

• Eingebettete Schriften: Alle Schriftarten müssen im Dokument enthalten sein, um sicherzustellen, dass die Darstellung unabhängig vom verwendeten System gleich bleibt.
• Keine externen Referenzen: Links oder Verweise auf externe Inhalte sind nicht erlaubt, um sicherzustellen, dass alle benötigten Informationen im Dokument enthalten sind.
• Farbmanagement: Eine standardisierte Farbdarstellung sorgt dafür, dass Farben auch in der Zukunft konsistent angezeigt werden.

Für Advokaturen und Notariate bietet PDF/A somit einen verlässlichen Standard, der sowohl rechtliche als auch technische Anforderungen erfüllt. Es ist kein Zufall, dass PDF/A von Gerichten, Behörden und anderen Organisationen als bevorzugtes Format anerkannt wird.

Ein weiterer entscheidender Vorteil von PDF/A ist die Kombination mit digitalen Signaturen. Während das PDF/A-Format die langfristige Lesbarkeit gewährleistet, sorgt die digitale Signatur für die Authentizität und Integrität des Dokuments.

• Authentizität: Eine qualifizierte digitale Signatur (QES) bestätigt die Identität des Unterzeichners und macht den Inhalt des Dokuments rechtlich bindend. Sie ist der handschriftlich gesetzten Unterschrift gleichgesetzt.
• Integrität: Nachträgliche Änderungen am Dokument sind durch die Signatur sofort erkennbar.
• Zeitstempel: Ein Zeitstempel ergänzt die Signatur und dokumentiert den genauen Zeitpunkt der Unterzeichnung.

Dokumente wie Verträge und Vereinbarungen profitieren besonders von dieser Kombination. Die Verknüpfung von PDF/A mit digitalen Signaturen schlägt die Brücke zwischen der digitalen und der rechtlichen Welt und ermöglicht eine effiziente, rechtssichere Dokumentation.

Die Implementierung von PDF/A in den täglichen Arbeitsablauf muss weder kompliziert noch zeitaufwendig sein. Mit den richtigen Tools und Prozessen kann jede Kanzlei von den Vorteilen des Formats profitieren. Hier sind einige praktische Tipps:

1. Einfache Konvertierung: Nutzen Sie Softwarelösungen, die Word- und PDF-Dokumente einfach in das PDF/A-Format umwandeln können. Dies spart Zeit und minimiert Fehler.
2. Regelmässige Schulungen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden die Anforderungen und Vorteile von PDF/A verstehen, um es korrekt anzuwenden.
3. Digitale Archivierung: Integrieren Sie ein digitales Archivierungssystem, das PDF/A unterstützt, um die langfristige Aufbewahrung Ihrer Dokumente zu gewährleisten.
4. Prüfen Sie Ihre Bestände: Überprüfen Sie bestehende digitale Archive und konvertieren Sie wichtige Dokumente, die nicht im PDF/A-Format vorliegen.

Für Advokaturen und Notariate, die ihre Prozesse optimieren und gleichzeitig rechtliche Anforderungen erfüllen möchten, ist PDF/A ein unverzichtbares Werkzeug.

Mit ALAN wird die Arbeit mit PDF/A ganz einfach. Unsere Kanzleisoftware bietet integrierte Lösungen, um Ihre Dokumente direkt in das PDF/A-Format zu konvertieren und mit digitalen Signaturen zu versehen.

• Einfacher Workflow: Konvertieren Sie Word-Dokumente oder klassische PDFs mit nur einem Klick in PDF/A.
• Digitale Signaturen und Zeitstempel: Verwenden Sie für Vollmachten, Verträge und Vereinbarungen die in ALAN integrierte digitale Signatur, um ein rechtlich verbindliches Dokument zu erstellen.
• Langzeitarchivierung: ALAN bietet eine vollständig integrierte Archivierungslösung, die sich nahtlos in Ihren Arbeitsalltag einfügt und Ihre Dokumente im PDF/A-Format archiviert.

Mit ALAN sind Sie für heutige wie auch für zukünftige Anforderungen in Ihrer Kanzlei bestens gerüstet. Unsere Software wächst mit den technologischen und rechtlichen Entwicklungen, sodass Sie sich auf Ihre Mandate konzentrieren können, während wir uns um die Digitalisierung Ihrer Prozesse kümmern.

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